UU.NL HOME cs.uu.nl

bofh meets the managers

Tue Nov 26 00:30:00 MET 2002 - Wat is uw UU personeelsnummer ?

Elke student heeft een nummer, het studentnummer. En dat nummer verandert nooit. Een student kan trouwen, scheiden, zijn naam veranderen van Mohammed Ali in Cassius Clay, de naam van zijn stiefouders aannemen, zijn geboorte datum laten corrigeren; dat studentnummer blijft altijd hetzelfde.

Ook als de student vertrekt houdt ie zijn nummer. Logisch, denkt u; als ie weer terug komt om weer eens wat te studeren heeft ie weer een nummer nodig, en waarom zou ie een ander nummer moeten krijgen?

Dankzij die nummers kan je eenvoudig allerlei zaken voor studenten regelen en over die studenten administreren. Het studentnummers is de lijm die Osiris bijelkaar houdt. Met studentnummers kan je eenvoudig facultaire systemen (accounts, private www pages, print quota) koppelen met centrale systemen. Centrale systemen (Osiris, OsirisOnline, SolisThuis) zijn eenvoudig te realiseren dankzij dat nummer; althans, de administratie is simpel.
Via-via krijgen wij sinds 2001 van elke student een pasfoto. Elke JPEG file heet nummer.JPG en dus is het eenvoudig om die foto te tonen op de studenten web pages die wij tbv van de staf en studenten van het Instituut uit een database genereren.

Voor automatisering is het handig om aan entiteiten zoals steden, boeken en foto's te kunnen referenen met een nummer. Voor mensen zijn die nummers onhandig; daarom hebben steden een naam en boeken een titel. Als je over een boek wilt praten, is een titel handig; als je iets over een boek wilt opzoeken is een ISBN nummer een stuk handiger.

Nou zou je denken dat de UU in zou zien dat het voor de automatisering wel handig zou zijn om voor alle medewerkers een nummer te verzinnen. Medewerkers komen in allerlei admistraties voor: SAP voor personalia, gegevens over je aanstelling, facultaire administraties voor verlofdagen, kamer en telefoon, Metis (voorheen Ozis) voor je publicaties, Osiris voor de cursussen die je geeft, etc.
Als je in die administraties bij de personen hun personeelsnummer op zou nemen, zou je al die informatie kunnen bundelen als dat gewenst is. Als je bijvoorbeeld adres maar op een plaats toegankelijk zou opslaan, kunnen er geen inconsitenties onstaan en hoef je bij verhuizing maar op een plaats gegevens te veranderen.

Ondanks de evidente voordelen kent de UU geen personeelsnummers. Elke admistratie deelt weer zijn eigen personeelsnummers uit. Sap, Osiris, Metis, en csbase (de administratie van ICS) delen zelf vrolijk nummers uit aan personen en relateren die keurig binnen het eigen wereldje aan aanstellingen, cursussen, technische rapporten en computer accounts. Echter, zodra je van iemand wilt weten hoeveel technische rapporten en cursussen iemand verzorgd heeft, heb je een groot probleem.

Waarom heeft de UU geen personeelsnummers? De administratie van de UU bestaat uit deelsystemen (Osiris, SAP, ZIER, METIS, e-uugids, etc). Centraal is er niemand die het geheel gebruikt. Het ambitienivo blijft steken in oplossingen voor deelproblemen. Men is al blij als een papieren administratie vervangen kan worden door een database. Voor centraal is koppeling dus nog geen issue. Wie anders dan centraal kan personeelsnummers uitdelen?

Recent is gepoogd een koppeling te maken tussen SAP en e-uugids. In plaats van het probleem strict en duurzaam op te lossen, blijft men steken in een te simpele oplossing die net de koppeling tussen SAP en e-uugids mogelijk maakt, maar die niet voldoet aan de eisen die je aan een personeelsnummer stelt: Jansen krijgt een nummer en houdt dat voor eeuwig; Pietersen krijgt een ander nummer, ook als Jansen al lang ontslagen, dood en begraven is.
De impliciete redenering is: als Jansen ontslagen, dood en begraven is, komt ie vast niet voor in de e-uugids en is het geen probleem dat Pietersen zijn nummer krijgen. Voor de UU is het te moeilijk om te onthouden dat het nummer eerder aan Jansen is uitgedeeld en dat Pietersen dus een nieuw, eigen nummer moet krijgen.

Het uitdelen van personeelsnummers is geen technisch moeilijk probleem. Ik denk dat iedere medewerker van de UU een sofi-nummer heeft. Het gebruik van sofi-nummers is aan strikte regels gebonden; je mag het niet naar buiten brengen in samenhang met andere gegevens die je over personen registreert. Mijns inziens is het wel toegestaan om personeelsnummers te genereren die uniek en persoonsgebonden zijn zolang die nummers niet herleid kunnen worden tot sofi-nummers.
Een simpele, realiseerbare oplossing ligt dus voor de hand.


UU CS INFO FIND INDEX
penning@cs.uu.nl, Tue Nov 26 0:29:22 MET 2002