|
home | education | contact | library | calendar | search |
|
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| research | people | archive | services | jobs |
author Henk Penning date 1 april 2005
Per 1 januari 2005 worden de vijf faculteiten samengevoegd in een nieuwe Utrecht Faculty of Science, bestaande uit zes departementen : bovenstaande eenheden waarbij Wiskunde en Informatica gesplitst worden.
Het doel van de operatie kent een aantal onderdelen:
- Het College van Bestuur wil door clustering het aantal faculteiten verkleinen. Hiermee wordt bereikt dat belangrijke praktische zaken (zoals huisvesting) voor de science faculteit intern problemen worden. Extern zal de Science Faculteit beter kunnen opereren tussen andere grote faculteiten zoals Letteren, Sociale Wetenschappen en Rechten.
- De facultaire structuur bemoeilijkte het onwikkelen van initiatieven tav onderzoek en onderwijs. De nieuwe bestuurslaag moet interdepartementale samenwerking kunnen initieren en faciliteren.
- Schaalvergroting biedt kansen voor verbetering van
- bestuur -- wie beslist wat ?
- beheer -- wie doet wat ?
- presentatie -- hoe presenteren we onszelf ?
- De hoofden automatisering van de faculteiten en diensten zijn verenigd in het FIDFAD, dat tweemaandelijks overlegt met de ICT-UU directeur mevr I. Molenaars (voorheen P. Schelleman).
De intern/extern en faculteitgrootte problematiek doet zich bij dit centraal/decentraal overleg niet voor.
- belangrijke delen van de universitaire ICT vallen onder CTA en dus buiten de verantwoordelijkheid van ICT-UU: Sap (personeelsinformatie), Osiris (student en studie informatie), de hele financiele administratie, Zier (zaalbeheer), Metis (wetenschappelijke publicaties), etc. CTA heeft geen overleg met facultaire automatiseerders.
- FidFad heeft vrijwel geen invloed op het door ICT-UU gevoerde beleid,
- door de zeer geringe omvang van ICT-UU is er überhaupt weinig ruimte voor wensen en verlangens van facultaire automatiseerders. Men heeft de handen meer dan vol aan het up-to-date houden van bestaande faciliteiten en het realiseren van broodnodige vernieuwingen die de voorthollende techiniek vereisen.
- In het algemeen zijn de hoofden automatisering het niet oneens in hun stellingname tov ICT-UU,
- Schaalvergroting biedt a priori kansen voor een betere en/of goedkopere ICT ondersteuning van de primaire processen. Het is echter een lastig probleem en er staat veel op het spel.
De afgelopen drie jaar is de automatisering van de UU breed bekeken ; te beginnen met een inventarisatie (nul-meting), resulterend in een rapport; daarna hebben drie project-groepen zich beziggehouden met deelproblematiek (governance, diensten typologie, vraagsturing). Ondanks veel denkwerk heeft een en ander niet geleid tot concrete maatregelen of verbeteringen.
Het is a priori niet duidelijk waarom zoveel werk, tijd en geld zo weinig oplevert. Wel is duidelijk dat schaalvergroting niet eenvoudig leidt tot verbetering en innovatie.
Gesteld voor het probleem schaalvergroting uit te baten, staat ICT-β dus voor een moeilijke opdracht. In feite is het probleem voor ICT-β lastiger dan voor ICT-UU, omdat ICT-UU in principe alles op de schop kan nemen dat een hinderpaal vormt voor ontwikkeling, terwijl ICT-β moet werken binnen de (rigide) parameters van ICT-UU en CTA.
De Science Faculteit is een entiteit in ontwikkeling. Sinds de invoering van de federatie van β-faculteiten in september 2003 wordt intensief nagedacht over samenwerking. Het gaat daarbij vanzelfsprekend vooral om de kerngebieden onderwijs en onderzoek. Daarnaast zijn er werkgroepen geweest die onder leiding van faculteitsdirecteuren gekeken hebben naar de beheer: huisvesting, personeel, finianciën en (later toegevoegd) automatisering.
De werkgroep automatisering heeft in zomer 2004 een paar maal vergaderd, maar er is geen eindrapportage tot stand gekomen.Het bestuur van de β-federatie onderscheidde tav automatisering de deelgebieden onderwijs, onderzoek en werkplek-ondersteuning. Omdat plannen tav onderwijs en onderzoek zomer 2004 nog ontbraken, was de opdracht te kijken naar werkplek-ondersteuning. Juist in het licht van schaalvergroting en samenwerking viek daar (op kort termijn, in isolatie) weinig zinnigs over te zeggen.
Om de gedachten te bepalen, wordt geïnventariseerd wat bedoeld wordt met de term ICT (systeembeheer, system manament).Systeembeheer realiseert of ontsluit services ten behoeve van gebruikers.De user services worden gerealiseerd op basis middelen met behulp van support services.
De zichbare, en welbekende user services zijn :authentication, authorisation, desktops, applications, file space, web space, backup, mail, printing, (cross platform) computing, usenet, issue tracker, management info, remote access, extern services
De basis middelen zijn de tastbare zaken :colo's, servers, network, servers, software, desktops, printers etc
De onderliggende laag zijn de support services. Ze zijn vrijwel altijd geheel onzichtbaar ; voor de meeste gebruikers en bestuurders is onderstaande abacadabra (en zo hoort het ook). Te denken valt aan de volgende protocollen en systemen:DHCP (dynamic host configuration protocol), DNS (domain name system), FTP (file transfer protocol), HTTP (hyperText transfer protocol), IMAP (internet message access protocol), IP, KVM (keyboard, video, mouse), LDAP (lightweight directory access protocol), MON (service monitor), NFS (network file system), NNTP (network news transfer protocol), NTP (network time protocol), RPC (remote procedure call), RSYNC (remote file system synchronisation), SMB (server message block; sharing files, printers, etc), SMTP (simple mail transfer protocol), SQL (structured query language), SSH (secure shell), TCP, UDP, UPS (uninteruptable power supply)Het is alleen belangrijk om te weten :
- elke user service steunt meestal op meerdere support services
- het disfunctioneren van een enkele support service heeft vaak onmidellijk gevolgen voor meerdere user services
Het beheer is op te delen in de volgende aandachtsgebieden:Natuurlijk heeft alles met alles te maken, maar ieder hok representeert een samenhangend stelsel van keuzes, problemen, methoden etc dat min of meer in afzondering behandeld kan worden.
middelen <==>
<==>
<==>
<==>
<==>beheren beschermen optimaliseren plannen colo's productie security performance tuning capacity planning power supply, climate control, rack space, console and power switches define and maintain standard services networks problemen routers, firewalls, switches, hubs, cables, outlets track, schedule and solve known problems servers
desktops
printersverandering continuity process automation technology planning additions, upgrades, reshuffles, fade out for politcal, technological, economical reasons, or changes in user requirements and/or chain management software asset management maintain a database view of the basic stuff, monitor services, report problems, inventories and summaries for system configuration and management purposes
Een colo is een concentratie van server en netwerk apparatuur. Van belang zijn
- bescherming en bewaking van toegang om redenen van security
- goede klimaatbeheersing vermindert de kans op hardware storingen, en verhoogt de bedrijfszekerheid
- een stabiele en redundante spanningsvoorziening verlaagt de kans op downtime
- het automatisch en gecontroleerd downbrengen van computers, vermindert de impact van een langdurige stroomstoring ; computers zijn in het algemeen snel weer up
- een goed georganiseerde (netwerk, spanning en console) bekabeling helpt bij veranderingen en voorkomt fouten door verkeerd stekkeren
- uit oogpunt van security en performance is een partitionering van het netwerk noodzakelijk (staf, studenten, labs, dmz, zoo) ; een dmz (demilitarized zone, het niemandsland tussen binnen en buiten) voor realisatie van services die (beperkt) van beide kanten toegangelijk moeten zijn, of een brug vormen tussen beide kanten ; een zoo is een netwerk voor gehoste services tbv externen.
- de netwerken zijn verbonden dmv een filtering router die selectief (op grond van source, destination en protocol) verkeer doorlaat op grond van honderden filter rules.
- netwerk problemen zijn notoir lastig om op te lossen ; het vereist een gedegen kennis van de gehanteerde setup ; het diagnostiseren vereist zeer speciale tools
- lange termijn monitoring is noodzakelijk om structurele capaciteitsproblemen te voorkomen. Bij een plotselinge, algehele degradatie is het noodzakelijk snel de probleemgebieden te kunnen identificeren (netwerkaansluiting, computer, kamer, gebruiker).
Zonder goede organisatie werkt een groep systeembeheerders vooral re-actief. Men holt van probleem naar probleem, zonder tot structurele oplossingen te komen ; het ontbreekt aan tijd om een visie te ontwikkelen of te implementeren.Het is zinnig om te werken naar een situatie waar vooral pro-actief gewerkt wordt: zorgen voor goede
- preventie -- de meeste problemen worden voorkomen
- detectie -- problemen worden snel bekend (monitoring, issue tracker)
- reactie -- eenvoudige problemen zijn snel op te lossen
De beschrijving van de standaard set faciliteiten omvat :
- gebruikers documentatie : manuals, guides, faqs etc
- tbv de ICT staf: implementie details, standaard maintenance procedures, monitoring tools
Een request tracker (ticket system) is een onontbeerlijk tool voor de afhandeling van kortlopende problemen :
- het realiseert effectieve communicatie tussen ICT management en de ICT staf, en gebruikers
- het verhoogt de productiviteit van de ICT staf :
- op ieder moment is een overzicht beschikbaar van de open problemen ;
- het is eenvoudig om (delen van) het werk over te dragen ;
- langlopende issues raken niet (onbedoeld) tussen wal en schip
- er is een 'record' van de eerder opgeloste problemen
- er is een kwalitatieve, of zelfs kwantitatieve analyse te maken van probleemgebieden. Een overzicht stelt je in staat objectief probleemgebieden te identificeren en pro-aktief op te lossen.
Je kunt een onderscheid maken tussen veranderingen en problemen, hoewel er natuurlijk een grijs gebied is. Het is nuttig om een algemeen plan van aanpak voor veranderingen te kunnen hanteren wanneer een of meer condities gelden :Een handige kapstok is een documentatie page met een vaste hoofdstuk indeling : doel, aanleiding, strategie, planning, uitvoering, resultaat, evaluatie, referenties .
- meerdere mensen (ICT-ers en/of opdrachtgevers) zijn betrokken
- er zijn op voorhand meerdere oplossingen mogelijk
- het betreft een forse investering
- het betreft meerdere services, platforms, servers etc
- een verwachte lange doorlooptijd
Veel ICT-ers vinden het moeilijk tijd te vinden voor langlopende klussen. Veel problemen die zich aandienen moet hier en nu opgelost worden, en dat gaat ten koste van de lange termijn investeringen die juist nodig zijn om de acute problemen te voorkomen.
Verandering kent veel soorten aanleidingen. Naast natuurlijke veroudering, veranderende gebruikerswensen en technologische ontwikkelingen, zijn er veranderingen in chain management. Waar vroeger een ICT groep verantwoordelijk was voor alle faciliteiten van hun gebruikers, levert een ICT groep meer en meer slechts allerlei schakels in allerlei ketens.
- een onderscheid in ticket werk en project werk helpt bij het time management probleem dat veel ICT-ers hebben.
- een standaard plan van aanpak bevordert de sturing die ICT management kan geven
- de schriftelijke neerslag van voltooide projecten geeft (op den duur) een concreet beeld van de werkzaamheden van de individuele ICT-er en de ICT groep als geheel
In de oude situatie stond de computer centraal, hadden gebruikers te maken met één beheerseenheid, en hadden beheerders alles in eigen hand:
Tegenwoordig hebben gebruikers te maken met allerlei beheerseenheden, en zijn beheerders afhankelijk van diensten verder in de keten.
Lokale veranderingen hebben steeds vaker een wijziging in de ketenstructuur als aanleiding.
De basis middelen vormen de assets van het systeembeheer. Productief beheer vereist efficient asset management.Eigenlijk is het vanzelfsprekend dat er een administratie gevoerd wordt over de zaken die onder je beheer vallen. Vroeger of later moeten beheerders op ieder nivo vragen kunnen beantwoorden als
Er komt een moment dat je het zat bent om informatie te verzamelen uit talloze telefoonlijstjes, configuratie files, ad hoc lijsjes en verouderde inventarisaties ; alle relevante informatie wordt verzameld in een geïntegreerde en complete database.
- Welke desktops hebben we ? (prijs, datum aanschaf, hardware config)
- Waar staan de printers ?
- gegeven IP nummer, waar staat de bijbehorende machine op dit moment ?
- Wat is de bezettingsgraad van de onderwijscomputers ?
- Hoe zijn investeringen verdeeld over bepaalde groepen en/of perioden ?
- Welke telefoonnummers hebben we in gebruik ?
- Welke kamers hebben meer computers (netwerkaansluitingen) dan bewoners ?
Mits goed ontworpen en up-to-date gehouden, vormt de database een solide basis voor automatisering en management ten behoeve van onderwijs, onderzoek en organisatie in het algemeen en ICT in het bijzonder.
Naast administratie omvat asset management zaken als :
- alle relevante informatie staat bijelkaar en kan overal binnen de organisatie gebruikt worden tbv beheer en management
- de data is goed te beschermen tegen verlies (backup), inconsistentie, gelijktijdige updates, ongeauthoriseerde toegang, etc
- management info krijg je praktisch kado ; een informatie vraag laat zich vertalen in database query ; het is technisch eenvoudig om een en ander te realiseren als kleine web applicatie zodat voor eens en altijd een up-to-date, overzichtelijk gepresenteerd antwoord te vinden is op het web.
- veelvoorkomende wijzigingen (bijvoorbeeld, het verhuizen van een gebruiker, met of zonder het meenemen van computer en telefoon) kunnen ondersteund worden met soortgelijke applicaties.
- aankoop -- selectie, aanbesteding, verwerving, acceptatie
- beheer van onderhoudscontracten, garantie
- (doen) uitvoeren van reparaties, upgrades, preventive maintenance
- end of life : verkoop of verwijdering
- beheer van software licenties
- magazijn- en voorraad beheer
- (re)allocatie van nieuwe of vrijgekomen middelen
Security is technisch en bestuurlijk een lastig onderwerp.
- security management is technisch lastig en gaat over obscure zaken ; maatregelen zijn dus lastig uit te leggen aan gebruikers en bestuurders
- security staat haaks op alle andere policies, dat wil zeggen, het heeft altijd met elk aspect van systeembeheer te maken
- voor maximaal rendement, moet bij gelaagde systemen, iedere laag bijdragen aan de bescherming van het geheel ; die redundatie is noodzakelijk, maar lijkt soms overbodig (dubbelop)
- gebruikers moeten zo min mogelijk merken (last hebben) van maatregelen die security bevorderen (zoals compartimentering)
- een security policy werkt alleen als ie consequent gehanteerd wordt ; één lek doet alle inspanning teniet
- als de security maatregelen goed werken (geen ongeauthoriseerde toegang), kan niet gewezen worden op concrete resultaten : er zijn nul incidenten geweest
- als mogelijke problemen zich nooit voordoen, vermindert de motivatie om die problemen te voorkomen. Een succesvol security beleid staat derhalve altijd onder druk. Hoeveel inspanning is genoeg?
Downtime ten gevolge van storingen moet zo veel mogelijk beperkt worden. Het continuïteitsbeleid beschrijft de maatregelen die genomen worden om de bedrijfszekerheid te verhogen.Mogelijke bronnen van storingen zijn :
Maatregelen liggen op het gebied van
- disfunctioneren van middelen: hardware gaat kapot, software bevat bugs
- capaciteit: disks en netwerken kunnen vol raken
- omgeving: spanningsvoorziening, netwerkconnecties, externe services
De hoeveel inspanning en geld die besteed moet worden aan continuïteit, is afhankelijk van kosten en baten. Meestal heeft bedrijfszekerheid niet zo'n prioriteit bij universitaire bestuurders, vooral als er weinig problemen zijn. Het primaire proces (onderwijs en onderzoek) lijkt niet in te storten als de computers het een dagje niet doen ; men kan immers altijd een boek lezen, kamer opruimen, thuis werken etc.
- preventie - hardware maintenance contracten voor belangrijke servers ; het dubbel uitvoeren van kritische componenten
- detectie - goede monitoring garandeert een vroegtijdige onderkenning van problemen, en beperkt dus de gevolgen
- reactie - de juiste (kennis, bevoegdheid) ICT-er op de juiste plaats op de juiste tijd ; spreiden van kennis en verzorgen van adequate documentatie
De praktijk leert dat bij een departement van enige omvang elke resource op ieder moment voor één of meer medewerkers van kritisch belang is (artikel moet de deur uit, een college of colloquium moet doorgang vinden, tentamens en brieven moeten geprint kunnen worden etc).
Systeembeheer heeft tot taak om, gegeven een bepaalde set middelen, gebruikers de snelst mogelijke service te bieden. System monitoring strekt ook tot het opsporen van performance bottlenecks die te verhelpen zijn met het wijzigen van de systeem configuratie, of kleinere hardware uitbreidingen.
Het automatiseren van beheerstaken heeft veel voordelen :Echter, automatiseren is duur en vereist dus dat er ruimte is voor investeren. Het stelt hoge eisen aan ICT personeel ; degelijk programmeren is moeilijk ; fouten kunnen al gauw ernstige gevolgen hebben. Verder maakt het veranderen relatief duur omdat een relatief dure component (automatisering) gewijzigd moet worden. Een afdeling die relatief veel met de hand doet, stapt eenvoudiger over op andere taken en procedures.
- efficient omgaan met menskracht
- snelle response op (standaard) verzoeken en problemen
- procedures worden vastgelegd en zijn breder hanteerbaar
- minder menselijk fouten
De stabiliteit en manier van werken van een gebruikers afdeling bepaalt dus mede de mogelijke effectiviteit van proces automatisering binnen de bijbehorende ICT afdeling.
It's hard to make predictions - especially about the futureHet maken van plannen hoort bij een pro-actieve manier van werken.De lange termijn problemen waarvoor een ICT afdeling zich gesteld ziet, worden vaak sterk bepaald door omgevingsfactoren. Beslissingen tav primaire producten en processen worden op grond van een interne logica genomen ; gevolgen voor automatisering en systeembeheer spelen geen enkele rol ; de automatisering moet gewoon (zo snel mogelijk) volgen. Op zich is dat geen probleem, natuurlijk, maar het maakt plannen nogal lastig.
Op een aantal terreinen heeft systeembeheer een eigen dynamiek die a priori onafhankelijk is van de omgeving.
Capacity planning is het systematisch anticiperen op capaciteitsvragen.Reeds lang voordat grenzen van systeem componenten bereikt worden, kan je ze zien aankomen, als je tenminste lange termijn monitoring en rapportage van de bijbehorende systeem parameters doet.
Gebruikers bepalen wat er moet gebeuren ; systeembeheer mag/moet in grote mate zelf bepalen hoe dat moet gebeuren. Dit maakt dat een ICT groep vaak vrij (of zelfs verplicht) is om zelf te bepalen wanneer het tijd is voor een technology change : een verandering in realisatie die anders is dan meer van hetzelfde, maar voor gebruikers weinig tot geen gevolgen heeft.
De oprichting van de β-faculteit maakt een aantal faciliteiten noodzakelijk (domein naam, beperkte email van/naar het domein, een webserver etc). Inmiddels is het een en ander gerealiseerd, zie het overzicht. In het overzicht worden nog een aantal zaken genoemd die op korte termijn gerealiseerd kunnen worden zoals een ICT-β-helpdesk.
Om de gedachten over de toekomst te bepalen, worden een maximaal centraal en een minimaal centraal scenario vergeleken.
In het maximale scenario is er voor de β-faculteit een centrale ICT staf-afdeling die in alle ICT behoeften voorziet.
- het beleid wordt vastgesteld en uitgevoerd door de faculteit ; verzoeken tot aanschaf vallen binnen een vastgestelde begroting of worden afgestemd met de directeur van het betreffende department
- centrale account managers onderhouden het contact met (gebruikers bij) de verschillende departmenten
- afgezien van decentrale helpdesks (tbv decentrale apparatuur als pc's en printers), is ICT personeel centraal gehuisvest ; decentrale expertise wordt zoveel mogelijk beperkt
- authenticatie en authorisatie (login, toegang tot faciliteiten) wordt centraal geregeld
- servers staan centraal opgesteld of worden vanuit de centrale lokatie beheerd
- automatisering tbv onderzoek wordt vanuit centraal op projectbasis ondersteund
Welbezien is de UU minimaal centraal georganiseerd ; het zeer kleine ICT-UU team houdt zich hoofdzakelijk bezig met beleid en het uitbesteden van operationele werkzaamheden tbv van de UU als geheel (outsourcing). Binnen de β-faculteit is een dergelijke organisatievorm denkbaar.De centrale ICT-β staf afdeling houdt zich vooral bezig met :
De decentrale (departementale) ICT afdelingen houden zich bezig met:
- het opstellen van strategisch/tactisch facultair ICT beleid
- in samenspraak met de departementen, het vertalen van algemeen facultair beleid in departementaal tactisch/operationele ICT beleid
- realiseren van diensten ten behoeve facultair beheer en bestuur:
- opstellen van management informatie
- inkoop, budgetbewaking, planning, coordinatie
- uitvoeren van (of uitbesteden en toezien op) de automatisering van de facultaire staf diensten zoals bureau, huisvesting, financieen, personeel etc
- het onderbrengen van faculteitbrede, opertionele diensten bij de departementale afdelingen ICT
- het vertegenwoordigen van de β-faculteit in UU beheer en bestuur
- facultair strategisch ICT-β beleid vertalen in tactisch beleid en operationaliseren binnen het departement
- invoeren/aanbieden van facultaire en UU diensten (software, helpdesk)
- realiseren van specifieke facultaire diensten, in afstemming met ICT-β
- realiseren van specifieke departementale diensten, in afstemming met het departements bestuur
- support van domein specifieke automatisering van onderwijs en onderzoek
- beheer van de inventaris, verzamelen en aanleveren van management informatie
- helpdesk, dagelijkse werkzaamheden
- participeren in facultair ICT overleg en binnen de UU in overleg op operationeel niveau
Gegeven de huidige situatie, lijkt het redelijk om met minimaal centraal te beginnen en desgewenst, op grond van opgedane ervaring, te groeien richting maximaal centraal.
Vanwege de continuïteit lijkt het wenselijker te denken aan een geleidelijke migratie dan een revolutionaire verandering.
- financiën: er is veel geïnvesteerd in decentrale infrastructuur die niet zomaar samen te voegen is ; veel apparatuur kan/moet nog vele jaren mee, en aan de software is vaak jaren gewerkt. Gezien de bezuinigingsdoelstelling is de ruimte voor grote investeringen naar verwachting zeer beperkt.
- beleid: het ICT beleid bij de verschillende departementen toont grote diversiteit; er zijn grote verschillen in de taken en verantwoordelijkheden van ICT-afdelingen, de manier van omgaan met bestuur, medewerkers en studenten, de aard en omvang van diensten etc. De afzonderlijke afdelingen kennen een gegroeide, organisch verweven realisatie. Het plannen van een reorganisatie van ICT voorzieningen is technisch lastig, vooral als het goedkoop moet, zelfs als de bestuurlijke problemen simpel zouden zijn en de veranderingen weinig gevolgen zouden hebben voor de productieviteit van de facultaire medewerkers.
- personeel: reorganisatie legt druk op het ICT personeel ; die druk is niet bevorderlijk voor de effectieviteit en productiviteit. De grootste ICT kostenpost is het opleiden en inwerken van ICT personeel. Zuinig beleid moet gericht zijn op het voorkomen van wisselingen van ICT personeel.
- voordelen van maximaal centraal :
- de faculteit heeft maximale bestuurlijke controle tav het nivo van voorzieningen, inzet van middelen en alle ICT gerelateerde kosten
- de faculteit is verantwoordelijk voor beleid, planning, uitvoering, evaluatie
- departementen hoeven niets te beslissen tav ICT ; geen personeel, budget, taken of bevoegdheden
- korte communicatie-lijnen tussen ICT-ers en bestuurders
- in potentie maximale uitnutting van schaalgrootte
- voordelen van minimaal centraal :
- scheiding van verantwoordelijkheden en concurentie leidt tot transparantie en grotere kwaliteit
- ICT expertise is aanwezig dichtbij onderzoek en onderwijs
- korte communicatie-lijnen tussen ICT-ers en gebruikers in het primaire proces
- optimale kansen voor vraaggestuurde innovatie door maatwerk
De UU strategie 2005-2009 zet bedrijfsvoering en kerntaken scherp tegenover elkaar (blz 17):Het is duidelijk wat met laagst mogelijke kosten wordt bedoeld: nadat het gewenste service niveau is vastgesteld, zijn integrale kosten de primaire weegfactor. Het is minder duidelijk wat bedoeld wordt met bedrijfsvoering van goede kwaliteit. Op zijn minst zou men de ambitie kunnen hebben om excellent onderwijs en onderzoek, ook excellent te ondersteunen.
- We realiseren bedrijfsvoering van goede kwaliteit tegen de laagst mogelijke kosten.
- Het maximale moet beschikbaar zijn voor de uitvoering van de kerntaken van de universiteit
Kwaliteit kost geld ; ook voor ICT geldt you get what you pay for. In het UU strategie stuk komt alleen de negatieve koppeling tussen bedrijfsvoering en kerntaken in beeld : duurdere bedrijfsvoering betekent minder geld voor kerntaken. Over de positieve koppeling (een betere invulling van kerntaken door een betere bedrijfsvoering) wordt niets gezegd. De nadruk ligt op efficiëntie (bij de ondersteuners!) en uniformiteit ; niet op maatwerk, klantgerichtheid en innovatie ten behoeve van gebruikers in het primaire proces.
Er is natuurlijk een positieve relatie tussen bedrijfsvoering en kerntaken Stel dat de UU zich tav ondersteuning zou beperken tot (bijvoorbeeld) het wettelijk minimum. Er is dan geen reden om voor wetenschappers een werkplek computer te kopen of te beheren ; dat doen ze immers zelf wel. Iedereen begrijpt dat dat een onzinnige strategie is ; het is good business om personeel te ondersteunen. Het is economischer om ICT werk door ICT-ers te laten doen. Als een departement 1% ICT ondersteuners heeft, kan je daar 2% van maken als je denkt dat twee keer zoveel onderststeuning de productiviteit van het overige personeel met meer dan 1% laat toenemen.
Ondersteuning in maatwerk. Sommige personen zijn belangrijker (lees duurder) dan anderen ; sommige situaties spoedeisender dan andere (deadlines, een zaal vol studenten). Voor bijvoorbeeld een ISP (Internet Service Provider) is iedere klant gelijk en een centrale helpdesk zeer efficiënt. Bij de UU is die uniformiteit, globaal bezien, inefficiënt en dus onwenselijk.
Als de faculteit het algemene beleid overneemt, is de bezuinigingsdoelstelling helder. Vooreerst blijft onduidelijk wat het gewenste kwaliteitsnivo is, en welke criteria of systematiek gehanteerd zal worden bij afwegingen dienaangaande.
Op dit moment is er behoefte aan :Deze behoefte leeft zowel bij het bestuur van de faculteit als de ICT-ers (van hoog tot laag).
- een paar concrete ICT faciliteiten ; deels gerealiseerd
- een kader voor (korte termijn) realisatie van verdere faciliteiten
- een kader voor (langere termijn) beleidsvorming
- een aanspreekpunt voor de faculteit (en de UU)
Voorgesteld wordt het overleg van de hoofden automatisering tot nader order te laten functioneren als ICT-β.ICT-β heeft als taken:
- het functioneert als gesprekspartner voor het bestuur van de faculteit over ICT zaken
- het functioneert als gesprekspartner voor ICT-UU voor de ICT zaken van de β-faculteit
- het realiseert de korte termijn facultaire ICT faciliteiten ; documenteert deze op een facultaire website ; is middels een facultaire helpdesk aanspreekbaar voor gebruikers
- het ondersteunt het facultair bureau en de in te richten facultaire stafdiensten zoals personeel/organisatie, huisvesting, etc
- het ontwikkelt een facultair kader voor het verzamelen en rapporteren van management informatie, in eerste instantie met nadruk op ICT zaken
- het ontwikkelt een lange termijn visie op β-facultair ICT beleid, uitgaande van de huidige situatie en rekening houdend met lange termijn wensen, middelen en doelstellingen ; het ontwikkelt een invoeringsplan
Tot nader order hanteert ICT-β de volgende werkwijze:Wij denken op deze manier de voortgang op korte en lange termijn te kunnen waarborgen en optimaal een bijdrage te kunnen leveren aan de doelstellingen van de faculteit.
- voor de faculteit (bestuur en medewerkers) fungeert ICT-β als een black box
- ICT-β opereert zo transparant mogelijk ; de stand van zaken (aktie en plannen) is beschikbaar dmv een website.
- ICT-β opereert pro-actief ; het probeert in een vroeg stadium op de hoogte te zijn van plannen en wensen, teneinde weloverwogen, inpasbare en toekomstvaste oplossingen te kunnen bieden op het moment dat die gewenst zijn
- ICT-β hanteert het uitgangspunt dat, gegeven een verzameling vereisten, de goedkoopste oplossing a priori de voorkeur geniet ; verder wordt UU beleid tav (open) standaarden gevolgd
- ICT-β spreekt met het bestuur van de β-faculteit af wat er moet gebeuren ; ICT-β bepaalt hoe dat moet gebeuren ; binnen een vastgesteld budget worden kosten zichtbaar gemaakt ; verrekening van de kosten is een zaak voor het bestuur
penning@cs.uu.nl,
Mon May 21 08:42:13 CEST 2012