home	education	contact	library	calendar	search
		research	people	archive	services	jobs

organisatie ICT-β

author	Henk Penning
date	4 oktober 2005
status	concept tbv ict-β

inhoud

• doelstelling
  • randvoorwaarden
• organisatie
  • taken management team, hoofd
  • project teams
  • ondersteuning per gebouw
  • doorlooptijd
  • gevolgen voor het zittend personeel
  • gevolgen voor departementen
• projecten

doelstelling

Het doel is het formuleren van een organisatie voor ICT-β.

randvoorwaarden

De organisatie moet voldoen aan en opereren binnen de volgende randvoorwaarden:

1. vanuit het bestuur
   1. éénhoofdige leiding
   2. beschouw alle ICT activiteiten
   3. faciliteer samenwerken
   4. sluit aan bij ICT-UU
   5. kwaliteitsimpuls, zomogelijk tot 'best practice' nivo
2. impliciet
   1. geen (incidenteel) geld erbij voor personeel
3. vanuit de departementen
   1. geen achteruitgang van dienstverlening, inhoudend
   2. op korte termijn geen krimp of herschikking personeel
   3. ICT tbv department specifieke activiteiten op het gebied van onderwijs, onderzoek en dienstverlening (OOD), blijft dicht bij het departement (bestuur, beheer, bekostiging en zeggenschap)
   4. bij sommige departementen blijven de (hoofdzakelijk OOD gebonden) ICT'ers lager in de organisatie (instituten) op dit moment geheel buiten beschouwing

organisatie

Gekozen is voor een (initieel) klein management-team dat leiding geeft aan een project-organisatie. Verder wordt de gebruikers-ondersteuning georganiseerd per gebouw in plaats van per departement.

Het is, gegeven de randvoorwaarden,

• de enige haalbare oplossing voor de korte termijn,
• maximaal productief voor het realiseren van nieuwe gezamenlijke faciliteiten,
• een goed uitgangspunt voor realisatie en beheer van verdere centrale faciliteiten.

taken management team, hoofd

• beleidsvoorbereiding
• afstemming met bestuur β-faculteit, departementale ICT'ers, ICT-UU
• verzamelen en presenteren van management informatie
• starten en coördineren van projecten
• (doen) beheren van centrale faciliteiten

project teams

De project teams worden (op tijdelijke basis) gerecruteerd uit het zittende personeel met de juiste expertise en vaardigheden. Naar verwachting zullen de project teams tzt kunnen uitgroeien tot facultaire beheersteams.

ondersteuning per gebouw

De β-faculteit is gehuisvest in een aantal gebouwen ; de meeste departementen verlenen service aan gebruikers op meerdere locaties. De basis ondersteuning kan efficienter per locatie gebeuren. De aard en omvang van de gezamenlijke ondersteuning hangt af van de mate van uniformiteit en integratie van de (systemen en procedures tbv) basis faciliteiten. Die uniformiteit is momenteel vrijwel geheel afwezig, en zal opnieuw vanaf de grond opgebouwd moeten worden.

Het voordeel van het huidige systeem is een (zeer efficiente) perfecte integratie van eerste, tweede, etc lijn ; het bekort doorlooptijden, voorkomt verwarring en bevordert kennisoverdracht van specialisten naar ondersteuners. De ene vorm van efficientie zal moeten worden afgewogen tegen de andere.

Het beheer van de service-punten is vooreerst primair een verantwoordelijkheid van de ICT-afdelingen van de te bedienen departementen. ICT-β draagt verantwoordelijkheid en ondersteunt de service-punten als geheel.

doorlooptijd

De doorlooptijd van de aanpassing van de technische infrastructuur zal twee tot vier jaar belopen. De organisatie zal in die periode mee kunnen groeien door natuurlijk verloop en een natuurlijke herschikking van taken.

De lengte en onzekerheid van de doorlooptijd zijn het gevolg van

• de afwezigheid van extra middelen,
• de eis dat de bestaande dienstverlening op peil moet blijven,
• de (bij sommige departementen aanwezige, zeer effectieve) sterke verwevenheid van algemene ICT ondersteuning en ondersteuning die gebonden is aan departement-specifiek onderwijs, onderzoek en dienstverlening
• de (technisch lastige) upgrades van departementale faciliteiten naar facultair nivo,
• de onzekerheid ten aanzien van (de temporisering van) toekomstige facultaire wensen,
• technische onwikkelingen,
• beleidswijzigen op UU nivo.

gevolgen voor het zittend personeel

• voor zover het management team wordt samengesteld uit zittend personeel, betekent dit een (part time) functie wijziging voor één (of meer) zittende personeelsleden
• voor die personeelsleden die (parttime) gaan werken in ICT-β projecten, betekent het weliswaar een wijzing, maar eerder van omvang dan van aard. De specialisten hebben veelal reeds als taak om (incidenteel) samen te werken in projecten met derden.
• Het verlenen van service per gebouw betekent voor medewerkers veeleer een verandering van hun klantenbestand en in mindere mate een (natuurlijke) verandering van werkzaamheden. Wel moet er voor gewaakt worden dat een scheiding van bijvoorbeeld eerste en tweede lijns onsteuning niet leidt tot isolatie en belemmering van groeimogelijkheden van personeel.

gevolgen voor departementen

• het departementale hoofd ICT krijgt een afstemmings-relatie met het hoofd ICT-β
• de `eigen' ondersteuners zullen in toenemende mate (structureel) service gaan verlenen `buiten' het departement
• specialisten zullen meer dan voorheen, op project basis, werken aan het realiseren en beheren van facultaire faciliteiten

projecten

Ter informatie, en voor de gedachtenbepaling : ICT-β voorziet dat de volgende projecten hoge prioriteit zullen krijgen:

authenticatie

Voor het toegangelijk maken van β-brede faciliteiten (die authorisatie vereisen) is een authenticatie mechanisme (username/password) nodig. Dit mechanisme vervangt, of is een aanvulling op, de huidige mechanismen.

shared file space

Er zal behoefte zijn aan file-systemen die 1) vanaf iedere β-werkplek en server bereikbaar zijn, 2) door willekeurige groepen gezamenlijk gebruikt kunnen worden.

bachelor infrastructuur

In principe moet iedere β-bachelor op iedere bachelor werkplek kunnen inloggen en gebruik kunnen maken van alle aan hem/haar ter beschikking gestelde faciliteiten. Anderzijds moet het simpel zijn om bepaalde ruimtes op bepaalde tijden (dagen, weken, blokken) te reserveren voor specifieke groepen tbv bijvoorbeeld klassikaal onderwijs.
Afhankelijk van wensen, kosten/baten en technische ontwikkelingen (veel studenten hebben een laptop en snel internet thuis) kan gekeken worden naar andere mogelijkheden voor de inzet van ICT in het onderwijs, ter vervanging van, of aanvulling op, de huidige middelen.

database

Een organisatie kan alleen grootschalig werken, als de administratie op orde is. De UU administratie schiet op allerlei punten schromelijk tekort. Het verzamelen en uniform toegankelijk maken van allerlei gegevens is een voorwaarde voor efficient beheer en bestuur.