Tips voor het opereren in vergaderingen

Gerard Vreeswijk

Er zijn talloze boeken geschreven over “efficiënt vergaderen” en zo. Ik ben de laatste om te ontkennen dat efficiënt vergaderen belangrijk is. Maar daar gaan mijn tips niet over. Mijn tips zijn vooral bedoeld om vergaderingen in het juiste perspectief te zien. Ze helpen je ook om te overleven in vergaderingen. Sterker, deze tips hopen je te helpen bij het goed spelen van je rol in vergaderingen.

Laat ik eerlijk zijn: deze tips zijn ook een weerslag van mijn veranderde kijk op vergaderingen. Toen ik, zeg, 20 was vond ik ze verschrikkelijk. Ik zag vergaderingen als bijeenkomsten van mensen die niets beters te doen hadden dan wat scherpslijpen op de vierkante millimeter. Ik had er ook geen geduld voor. Bovendien zag ik (terecht of onterecht) overal gedrag dat in mijn ogen niets met de functionaliteit van vergaderen te maken had: vergadertrucs, haantjes-gedrag, elkaar vliegen afvangen, vergadertijger-gedrag, vergaderjargon. Nu ik wat ouder ben zie ik het een kelin beetje anders. (Dat zal wel met de leeftijd te maken hebben denk ik, op het moment van schrijven ben ik net 50 geworden.) Hóe anders hoop ik in de tips te kunnen uitleggen. Lees ze en doe er je voordeel mee.

  1. Een vergadering is een sociaal gebeuren. Realiseer je dat er al vergaderd wordt sinds het stenen tijdperk. Deze activiteit zal dus wel een functie en een (evolutionair?) bestaansrecht hebben. Vergaderingen zijn bedoeld om elkaar te ontmoeten, elkaar te spreken, en elkaar te zien. Los van wat er formeel wordt uitgewisseld, heeft vis à vis ontmoeten een belangrijke functie. Tip: als je vergaderd, gedraag je dan ook sociaal. Toon bij binnenkomst belangstelling voor de ander. Stel jezelf (op een informele manier!) aan onbekenden voor, en wissel vooraf aan de vergadering wat wetenswaardigheidjes uit. (Maar niet alvast dingen bespreken die op de agenda staan.) Uit geen onbeleefde lichaamstaal tijdens de vergadering. Toon in je lichaamshouding een (gematigde) betrokkenheid i.p.v. afkeer of desinteresse.
  2. Schat de aard van een vergadering goed in. Sommige vergaderingen zijn vrij informeel en los van opzet. Dat zijn vaak de incidentele bijeenkomsten met 2-6 mensen. Andere vergaderingen zijn formeel, en zijn vaak onderdeel van een organisatie- en tijdstructuur. (Komen regelmatig terug.) In formele vergaderingen is er vaak minder ruimte voor inhoudelijk overleg, en worden agendapunten “afgehamerd”. Tip: pas je handelen aan aan de aard van de vergadering. ***
  3. Ken je rol.
  4. Pas je aan. Go with the flow. Lacht iedereen, lach dan mee. Word er koffie gedronken, drink mee. Word er wodka geschonken, drink ook mee. Als je weinig te zeggen hebt, pas je “beurt-frequentie” dan toch aan aan de op dat moment geldende beurt-frequentie. Een groep vindt het fijn als je laat merken dat je je aan hun normen conformeert.
  5. Er wordt naar je geluisterd! Vind je dat er teveel over de details word gediscussieerd, laat het vooral weten. Denk wel eerst na over hoe je dit op een positieve manier brengt. Niet: “Ik ben dit gezever zat. Kunnen we pauzeren?” Maar: “Deze details lijken mij inderdaad belangrijk. Maar laten we ook niet uit het oog verliezen dat .... [en dan jouw meer algemenere kijk op ditzelfde punt].”
  6. Profileer. Soms komt het voor dat het gedurende een hele vergadering het niet zinnig lijkt iets te zeggen. Het kan bijvoorbeeld zo zijn dat de onderwerpen die voorbijkomen je niet interesseren of de discussie volgens jou nergens over lijkt te gaan. Toch is het belangrijk dat je op elke vergadering zo af en toe (op een zinnige manier) het woord moet hebben gevoerd. Ga na wat voor indruk het bij anderen maakt als je nooit wat zegt. Als je bijna een hele vergadering niets zegt word je niet serieus genomen.
  7. Ga uit van het goede. Mensen zijn in principe goed. Ze hebben het beste met de organisatie voor en willen het beste voor iedereen. Natuurlijk zijn er ook altijd deelnemers met een persoonlijke agenda en zijn er mensen die vetes hebben uit te vechten. In dergelijke gevallen is het 't beste om de buurt te blijven en je niet te laten meeslepen in foute agenda's of persoonlijke conflicten.
  8. Belangrijke beslissingen worden voorbereid. Zeker in formele vergaderingen worden belangrijke beslissen nooit op de vergadering zelf genomen. Zij worden voorbereid, en op de vergadering zelf “afgehamerd”. Wil je zelf een beslissing voorbereiden, informeer dan bij de voorzitter hoe je dit het beste kunt aanpakken. Houd er rekening mee dat in formele organisatiestructuren beslissingsprocessen erg langzaam kunnen verlopen (zg. “stroperigheid”) en dat je soms al maanden van de tevoren moet beginnen aan het schrijven van voorstellen, het houden van informele voorbesprekingen (lobbyen), en dergelijke. Ook moet je mensen de tijd (en de “eer”) gunnen om zich aan te passen aan ideeën waar ze het in eerste instantie niet mee eens waren (het “in de week leggen”).
  9. Weet hoe om te gaan met veelpraters. Je kent ze wel: mensen die te veel en te lang aan het woord zijn. Ze hebben er (klaarblijkelijk?) geen idee van dat anderen misschien ook iets te zeggen hebben. Je kunt natuurlijk nooit tegen zo iemand zeggen: “Hé, je bent altijd aan het woord. Hou nou eens een tijdje je kop.” (Hoewel, het zou opluchten.) Beter is het om dergelijke veelpraters actief aan te pakken. Soms werkt het net zoals in de dierenwereld: om de luidste tetteraar stil te krijgen moet je net even wat harder tetteren. Ga om te beginnen op dezelfde woordfrequentie zitten als de veelprater. Bij het op gang komen is de inhoud van wat je zegt nog niet belangrijk. Ga in dit stadium eerst in de discussie maar hou het vaag. Ben je eenmaal op snelheid, probeer dan in datzelfde tempo de discussie naar je hand te zetten. (Dat kan van alles zijn: ombuigen, ander onderwerp, andere mensen er bij betrekken.) Blijf er bovenop zitten totdat uit het gedrag van de veelprater blijkt dat hij (zij) de boodschap begrepen heeft. Door veelpraters actief aan te pakken betrek je jezelf in de discussie en voorkom je een opbouwende ergenis die culmineert in een nare opmerking van jouw kant, waardoor je vervolgens als destructivist buiten spel komt te staan.
  10. Overigens ken ik in dit verband een mooie anekdote. Helaas heb ik niet meer alle details. De econoom Prof. Arnold Heertje (1934) werd ergens in 2005 (?) uitgenodigd door het VARA radioprogramma “Spijkers met Koppen”, waarschijnlijk om een nieuw verschenen boek te komen promoten. Daartoe zou hij met iemand anders komen debatteren over een stelling waarvan ik de strekking ben vergeten. Maar de stelling doet er hier niet toe. Prof. Heertje nam in deze discussie nogal lang en onophoudelijk het woord. Sterker, elke keer als de andere partij een poging deed in te breken, verhinderde prof. Heertje dat met stoïcijns doorpraten, lichte stemverheffingen, en stemverbuigen. Bij onderbrekingen hernam Heertje meteen weer het woord. Voor de luisteraar werd duidelijk dat elementaire conversatie-maxime's met voeten werden getreden, en dat het evenwicht in de discussie inmiddels compleet was verstoord. Als luisteraar kreeg ik er een tegelijkertijd ongemakkelijk en opwindend gevoel bij. Hoe kon een debater zo brutaal de discussie monopoliseren en er nog mee wegkomen ook? Toen de andere partij eindelijk een gaatje gevonden had en net op weg was zijn versie van het verhaal voor het voetlicht te brengen, onderbrak Heertje hem voor de zoveelste maal, en zei: ``Ja, zo weten we het nu wel. Nu moet u ophouden, u bent al de hele tijd aan het woord, en dit verhaal kennen we al.'' Vervolgens hernam hij schijnbaar achteloos het woord. Het markante in deze wending was natuurlijk de onredelijkheid. Heertje was al die tijd aan het woord. Toen zijn gesprekspartner het eindelijk voor elkaar kreeg ook iets te vertellen, werd hem voor de zoveelste maal de pas afgesneden, nota bene met het verwijt zelf alsmaar aan het woord te zijn. Ik heb nooit geweten of prof. Heertje het er om deed, maar het zou mij niet verbazen.

  11. Ken de trucs, maar pas ze niet of met mate toe. Je hebt er vast wel van gehoord: rattentrucs. (“Hoe word ik een rat?”) Het is eigenlijk als met goochelen: je moet je trucs goed in de vingers hebben om ze in de praktijk te kunnen toepassen, anders werkt het contraproductief.
  12. Weet je weg in de stukken. Er is een verschil tussen de stukken van buiten kennen en niets voorbereid hebben. Ergens tussenin zit je goed. Wat in ieder geval belangrijk is, is dat je vooraf aan de vergadering weet hoe de stukken in elkaar zitten, welke bijlagen er zijn, waar die bijlagen voor dienen, enzovoort. Streep opmerkelijke passages aan met markeerstift. Als het moet kun je details die er ter plekke toe doen tijdens de vergadering nog wel tot je nemen.

Succes! Zie ook:


This page last modified at Tue, 19 Apr 16 12:14:53 +0200.